單位或企業(yè)想要做檔案數(shù)字化,不確定要多久能做完,針對這個問題,具體要考慮以下3個因素:紙質(zhì)檔案數(shù)量、投入做數(shù)字化的人數(shù)以及數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度。
一、紙質(zhì)檔案數(shù)量
首先,需要預(yù)估下本單位需要進行檔案數(shù)字化的范圍、數(shù)量以及檔案類型,明確哪些需要數(shù)字化哪些不需要數(shù)字化,可根據(jù)歸檔范圍進行梳理;數(shù)量的估算可以按照紙張規(guī)格或檔案類型進行初步估算,如不便于分類可根據(jù)紙質(zhì)檔案存儲方式進行粗略估算,是柜子、箱子或是密集架,每個單位上大概存放多少盒,一盒大概多少頁等;估算數(shù)量最好精確到頁。有條件的單位也可邀請專業(yè)的檔案中介服務(wù)機構(gòu)幫助單位進行數(shù)量的估算。
二、投入做數(shù)字化的人數(shù)
這個問題有2種情況:
其一,單位有充足的人員和精力,可以考慮組織自己單位人員進行數(shù)字化加工的簡單流程,如掃描、圖片處理等,但也存在如下問題,如數(shù)字化格式批量轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接,單子數(shù)據(jù)系統(tǒng)上傳等流程,專業(yè)程度較高,一般的單位剛開始接觸多少有些困難。
其二,有條件的單位,可有計劃地進行外包,選擇專業(yè)的檔案中介服務(wù)機構(gòu)(檔案備案類型需要包含檔案數(shù)字化)來進行集中統(tǒng)一作業(yè)。
下面簡單對數(shù)字化方式的選擇進行簡單分析--數(shù)字化外包的優(yōu)劣勢分析
優(yōu)勢
1.減少單位在財力、人力上的投入,增加資本運作的回報率;
2.對單位的檔案可做到統(tǒng)一數(shù)字化加工,統(tǒng)一移交并接收;極大地減單位檔案的工作難度,保質(zhì)保量地完成數(shù)字化工作;
3.選擇專業(yè)項目團隊,管理有序,分工明確,責(zé)任到人;減少勞動爭議所帶來的麻煩
4.避免項目實施導(dǎo)致的運轉(zhuǎn)不靈的結(jié)果;具有時效性,可設(shè)置時間范圍和服務(wù)質(zhì)量。
劣勢
1.產(chǎn)生一筆檔案數(shù)字化外包的費用。如單位內(nèi)部有此項經(jīng)費,就不存在問題了。
2.檔案中介服務(wù)機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量參差不齊,需要單位擦亮雙眼,選擇有資質(zhì)的機構(gòu),金額較大的,需要進行招標,公開公正的選擇資質(zhì)符合要求的機構(gòu)。
三、數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度
數(shù)字化設(shè)備的選擇,具體要根據(jù)紙質(zhì)檔案紙張情況、紙張規(guī)格進行選擇。
紙張情況來說,紙張厚度、平整度良好,可采用高速掃描儀;紙張較薄或年代較久遠,特別是稿紙或已經(jīng)泛黃的檔案,就可以采用平板掃描儀、高拍儀等設(shè)備。
紙張規(guī)格來說,一般的A4幅面的可選用A4掃描儀,較大尺寸的紙張可選用A3幅面或大幅面掃描儀,特殊規(guī)格的可選用專業(yè)掃描儀,如工程藍圖,一般選用圖紙掃描儀。
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