單位或企業(yè)想要做檔案數(shù)字化，不確定要多久能做完，針對這個問題，具體要考慮以下3個因素：紙質(zhì)檔案數(shù)量、投入做數(shù)字化的人數(shù)以及數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度。

一、紙質(zhì)檔案數(shù)量

首先，需要預(yù)估下本單位需要進行檔案數(shù)字化的范圍、數(shù)量以及檔案類型，明確哪些需要數(shù)字化哪些不需要數(shù)字化，可根據(jù)歸檔范圍進行梳理；數(shù)量的估算可以按照紙張規(guī)格或檔案類型進行初步估算，如不便于分類可根據(jù)紙質(zhì)檔案存儲方式進行粗略估算，是柜子、箱子或是密集架，每個單位上大概存放多少盒，一盒大概多少頁等；估算數(shù)量最好精確到頁。有條件的單位也可邀請專業(yè)的檔案中介服務(wù)機構(gòu)幫助單位進行數(shù)量的估算。

二、投入做數(shù)字化的人數(shù)

這個問題有2種情況：

其一，單位有充足的人員和精力，可以考慮組織自己單位人員進行數(shù)字化加工的簡單流程，如掃描、圖片處理等，但也存在如下問題，如數(shù)字化格式批量轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接，單子數(shù)據(jù)系統(tǒng)上傳等流程，專業(yè)程度較高，一般的單位剛開始接觸多少有些困難。

其二，有條件的單位，可有計劃地進行外包，選擇專業(yè)的檔案中介服務(wù)機構(gòu)（檔案備案類型需要包含檔案數(shù)字化）來進行集中統(tǒng)一作業(yè)。

下面簡單對數(shù)字化方式的選擇進行簡單分析－－數(shù)字化外包的優(yōu)劣勢分析

優(yōu)勢

1.減少單位在財力、人力上的投入，增加資本運作的回報率；

2.對單位的檔案可做到統(tǒng)一數(shù)字化加工，統(tǒng)一移交并接收；極大地減單位檔案的工作難度，保質(zhì)保量地完成數(shù)字化工作；

3.選擇專業(yè)項目團隊，管理有序，分工明確，責(zé)任到人；減少勞動爭議所帶來的麻煩

4.避免項目實施導(dǎo)致的運轉(zhuǎn)不靈的結(jié)果；具有時效性，可設(shè)置時間范圍和服務(wù)質(zhì)量。

劣勢

1.產(chǎn)生一筆檔案數(shù)字化外包的費用。如單位內(nèi)部有此項經(jīng)費，就不存在問題了。

2.檔案中介服務(wù)機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量參差不齊，需要單位擦亮雙眼，選擇有資質(zhì)的機構(gòu)，金額較大的，需要進行招標，公開公正的選擇資質(zhì)符合要求的機構(gòu)。

三、數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度

數(shù)字化設(shè)備的選擇，具體要根據(jù)紙質(zhì)檔案紙張情況、紙張規(guī)格進行選擇。

紙張情況來說，紙張厚度、平整度良好，可采用高速掃描儀；紙張較薄或年代較久遠，特別是稿紙或已經(jīng)泛黃的檔案，就可以采用平板掃描儀、高拍儀等設(shè)備。

紙張規(guī)格來說，一般的A4幅面的可選用A4掃描儀，較大尺寸的紙張可選用A3幅面或大幅面掃描儀，特殊規(guī)格的可選用專業(yè)掃描儀，如工程藍圖，一般選用圖紙掃描儀。

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